JIRA es una herramienta de software que ayuda a los directores de proyectos a gestionar y visibilizar el trabajo de los miembros del equipo. En este artículo se describen los beneficios y uso de JIRA como herramienta de trabajo para un framework ágil.
¿Por qué escoger JIRA?
- Software que ayuda en la planificación, coordinación automatización y creación de informes; amigable con el usuario
- Al utilizarlo como parte del día a día un equipo o empresa, se convierte en la única fuente de información y esta se encuentra centralizada y es personalizable
- Todos los cambios se auditan automáticamente
- Los tableros muestran informes de estado actualizados muy sencillos y fáciles de leer y entender
- Es una de las herramientas con más recomendadas del marco ágil, como se muestra en la siguiente imagen:
El uso de Excel se ha vuelto obsoleto, en la tabla se muestra una comparativa de las ventajas de usar JIRA vs Excel:
| AREA | JIRA | EXCEL |
| Grabado de cambios | El historial de cambios se registra junto con la identificación del usuario, sólo que el usuario deberá habilitar el seguimiento | Es tedioso visualizar los cambios y la marca de tiempo automáticamente |
| Captura de conocimiento | Es capaz de visualizar el desarrollo del problema o las discusiones con comentarios encadenados | Por lo general, sólo se puede ver el estado más reciente. El desarrollo generalmente no está allí, o no se puede representar claramente |
| Seguridad | Cuenta con autenticación de contraseña para iniciar sesión en el sistema. El acceso puede ser revocado o agregado | Sólo es posible tener 1 contraseña para el archivo, cualquiera que tenga esta contraseña y una copia del archivo deberá sincronizarse con la copia maestra. |
| Actualizaciones | La fuente de referencia es única, por lo que, al realizar cambios, estos se actualizarán inmediatamente | Es necesario contar con la versión correcta del archivo. De otro modo, los cambios tendrán que concentrarse y sincronizarse en la copia maestra o un drive que en ocasiones sobrescribe las versiones y no actualiza los cambios de todos los usuarios |
| Notificaciones | El esquema de notificación se puede configurar para alertar al personal relevante cuando se realizan cambios | Los usuarios tendrán que enviar un correo a los miembros de su equipo para alertarlos sobre los cambios o coordinarse en un drive para no sobrescribir en la última versión que se tenga |
| Flujo de trabajo | Permite flujos de trabajo personalizables | Incapaz de contar con uno |
| Búsqueda | Es capaz de buscar por persona, fechas y otros valores basados en diferentes campos | La búsqueda es primitiva |
| Estandarización | Repositorio centralizado con plantilla de informes estandarizada que permite el análisis de datos por parte de la gestión de proyectos | Es complicado de lograr, ya que diferentes equipos usan diferentes plantillas y dan como resultado dificultades para la consolidación de los datos |
| Reporteo | Los informes se generan automáticamente y en tiempo real. Se pueden ver en el tablero o enviarse específicamente a cualquier buzón deseado, periódicamente | Alguien tiene que procesar el archivo de Excel cada vez que se requiera generar informes, métricas, etc. |
Para ciertas empresas con múltiples proyectos, portafolios, etc que cuentan con equipos multifuncionales y multidisciplinarios resulta una excelente opción, ya que:
El Software de JIRA:
- Te permite crear Épicas e Historias de Usuario
- Prioriza el trabajo en el equipo
- Puede generar la planificación del sprint
- Ayuda a dar seguimiento a las tareas del día a día
- Centraliza el monitoreo del progreso del equipo tanto para historias de usuario como para épicas
- Colabora en la preparación de las liberaciones
- Puede generar en automático el reporte a nivel de equipo, por persona, portafolio, etc.
Si se trata de una empresa con diferentes áreas, dominios o estaciones para el desarrollo de diversos proyectos en cada una, lo ideal sería crear portafolios en JIRA que ayudan para:
- Crear temas e iniciativas estratégicas
- Administrar la capacidad, vacaciones y conjunto de habilidades del equipo
- Construye roadmaps a largo plazo y estimados de las fechas de liberación
- Permite el juego con diferentes escenarios (¿qué pasa si…?)
- Monitorea el progreso de las iniciativas y proyectos a través de los equipos
- Coordina a través de las liberaciones y dependencias entre los proyectos
- Reporta a nivel del negocio
Cuenta con otras herramientas que son de utilidad para los equipos, agilistas y el negocio:
Como bien sabemos, la estimación es un paso muy importante para cualquier proyecto para saber el tiempo que tardará en llevarse a cabo y sobre todo, para saber cuánto se tiene que pagar por el trabajo a realizar. La recomendación para cada tipo de actividad en JIRA partiendo de lo más general hasta llegar a un detalle más profundo.
Para cada issue (como se llama en JIRA a cada tipo de actividad) que se pueden listar en JIRA se recomienda utilizar tantos campos como sea posible completar. En la siguiente imagen se muestran los mínimos necesarios para contar con información suficiente y comenzar con la generación de métricas y poder dar seguimiento puntual:
El flujo de una épica es el más sencillo y consta de ciertas fases que depende del estado en que ésta se encuentre: “Open” que es cuando se crea y se le asigna a un responsable y cierta prioridad para que el equipo comience a trabajar con ésta; “In Review” cuando se ha completado toda la información requerida para conocer el trabajo a realizar y la figura de autoridad encargada de validar lo que se estará liberando y si esto genera impactos a otras áreas de la empresa apruebe que se puede hacer lo planeado sin impactar otras áreas y sin crear riesgos o daños colaterales. “In Progress” cuando ya el equipo de trabajo se encuentra laborando en el trabajo per se y “Done” cuando lo han completado o “Cancelled” si es el caso de que el negocio haya decidido cancelar el trabajo que se deseaba realizar.
Cuando se trata de una historia de usuario, el flujo es más complejo y por ende cuenta con más fases y más validaciones, como se muestra en la imagen:
Tarea y subtarea son similares, sólo que en el caso de la subtarea se puede llegar a cancelar en lugar de sólo llegar al estado “done”:
Una de las mayores ventajas competitivas que ofrece JIRA como herramienta de trabajo ágil es la facilidad con la que dicho software presenta reportes muy visuales en cuestión de segundos y sobre todo logra mostrar el trabajo que ha llevado a cabo el equipo, tiempo de ciclo, gestión de los recursos, del riesgo, del tiempo y la administración del roadmap en una o más iniciativas. A continuación un ejemplo:
Acerca del Autor: Ariadna Martínez es Ingeniera Industrial y de Sistemas del Tecnológico de Monterrey, tiene una amplia experiencia como Líder de Proyectos y Technical Leader en empresas tecnológicas y financieras de renombre.
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