Como Directores de Proyectos, necesitamos contar con los documentos de negocio para iniciar el Plan para la dirección del proyecto, es decir, el Plan de Gestión de los Beneficios o el Caso de Negocios. Al introducirnos en la Administración de proyectos, más de uno nos hemos confundido al tratar de entender lo que es este Plan de gestión de los beneficios, así que en este artículo quiero compartir su importancia.

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¿Te ha pasado o has escuchado sobre proyectos que fracasan porque no lograron entregar los resultados esperados?, muy probablemente en estos casos se omitieron procesos de gestión de beneficios.

El Plan de Gestión de los beneficios está hecho con una visión global, considerando todos los proyectos del programa o portafolio y está enfocado en asegurar que los entregables aportan valor a la empresa y que se tendrá el retorno de inversión esperado.

Para poder monitorear los beneficios, podemos apoyarnos de herramientas como el Registro de beneficios, el cual es una matriz donde se documenta el listado de beneficios, y a grandes rasgos, para cada uno debemos plasmar los supuestos y restricciones, la definición y descripción de cada beneficio, y a partir de esto establecemos métricas, criterios de aceptación, expectativas, categoría del beneficio, etc.  

Al final, nuestro Plan de Gestión de los Beneficios nos debe ayudar a entender:

  • ¿Por qué estamos haciendo el producto?
  • ¿Por qué vamos a desarrollar el proyecto o el producto?
  • ¿Qué se espera con la entrega del producto?
  • Y ¿Cuáles son las expectativas que debe cumplir el proyecto?

Sé que al inicio del camino en la Administración de Proyectos muchos de estos términos parecen confusos, por eso, te invito a ver el video: Gestión de Beneficios con el Ing. Jorge Alfredo Morales, donde podrás revisar a mayor detalle de qué se trata, para qué nos sirve, en qué momento podemos empezar a evaluar los beneficios obtenidos, qué debemos revisar al final del proyecto y cómo nos sirve para los siguientes proyectos.

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