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¿Qué hacer cuando tienes demasiado que hacer?

Mentalidad Ágil
Por: Emiliano Silva 14 Mar 2022

Como seguramente te pasa a ti también, hay días en los que siento que tengo demasiadas cosas que hacer y no sé por dónde empezar. ¿Qué hacer cuando me siento así? A continuación, te comparto una sencilla técnica de tres pasos para priorizar tareas que te puede ser de utilidad en tu vida personal y profesional.

Paso 1: Aclarar la cabeza

Una descarga mental viene muy bien para este primer paso. Enlista todas las cosas que tienes por hacer. Muchas veces la tenemos solo en la mente, o dispersas en distintos medios (celular, post-its, notas, etc.), pero para lograr esta descarga mental, debemos de concentrar en un solo lugar TODOS los pendientes y visualizarlos. Incluye actividades laborales y personales en la misma lista (puedes clasificarlas por colores o alguna otra manera que te haga sentido).

Tip: ¡Un tablero Kanban es una excelente herramienta para esto!

Tablero Kanban
Priorización de tareas
Carga de trabajo
Listado de tareas

Una vez que has registrado todo, se facilita empezar la organización. A veces nos damos cuenta de que nuestros pendientes más estresantes son más grandes en la cabeza que en la realidad. A veces es todo lo contrario.

Paso 2: Determinar tu capacidad

Cuando organizas las cosas, puedes realizar una revisión diaria o semanal que te permita obtener un panorama más amplio de todos tus compromisos. Al visualizarlo todo de manera transparente, puedes tener una idea razonable de si tienes la capacidad física y mental para todo.

Pero ¿qué pasa con la capacidad emocional? Esa no es tan fácil de ver o medir.

La capacidad emocional ha sido muy importante para mí últimamente. Estoy en una etapa de mi vida en la que regularmente tengo que hacer pequeñas tareas, relativamente simples, pero cargadas de emociones. Una simple llamada puede demorar apenas 5 minutos, pero la carga emocional relacionada con la misma puede resultar muy desgastante y afectar tu desempeño en el resto del día.

Pasar por experiencias como esta me permite aprender cuáles son mis señales de que estoy alcanzando mi máxima capacidad física, mental y emocional. Cuando me siento así de abrumado, busco una especie de renegociación de las expectativas. Estas expectativas pueden ser mías (internas) o de otros (externas).

Abrumado
Estresado
Priorizar tareas
Determinar capacidad
Carga emocional

Paso 3a: Manejar las expectativas externas

Si tengo encima fechas de compromiso entrega, pero sé que no puedo cumplir con la expectativa original y que son cosas no prioritarias, me comunico honestamente con las personas involucradas sobre lo que está ocurriendo. Eso podría ser algo así:

Yo: ¡Hola, Ana! Sé que te debo el informe, pero se me presentaron algunos problemas inesperados con otros proyectos críticos y no podré entregártelo el miércoles como lo había planeado originalmente. Si necesitas algo para el miércoles, puedo entregarte un borrador del informe con mis comentarios. Sin embargo, si me pudieses otorgar una prórroga de 2 días, puedo tenerte listo un informe final para el viernes. Quería avisarte tan pronto como me di cuenta de que no podía cumplir con mi compromiso original.

Ana: Gracias por avisarme. En realidad, no necesito el informe final hasta el lunes, pero quería algo de tiempo para revisarlo. Si puedes entregármelo antes del viernes al mediodía, todavía tendré el tiempo que necesito para revisarlo.

La gente suele apreciar esto, pero considera que es indispensable avisar con suficiente anticipación para ayudarles a los demás a organizar su trabajo. Como regla general, no comprometas más trabajo del que eres capaz de entregar.

Di “No (en este momento)”

Cuando mi capacidad está cerca de su límite y siento que no puedo participar en algún proyecto o iniciativa no prioritaria, busco argumentar una respuesta de tipo “ahora no”, como esto:

Ana: Estoy buscando a alguien para presidir este comité y creo que lo harías excelente. ¿Te animas?

Yo: ¡Gracias por considerarme, lo aprecio mucho! Puedo presidir el comité una vez que haya terminado este proyecto crítico para mi equipo. Estimamos terminar en dos semanas. ¿Qué opinas?

Ana: ¡No hay problema! Gracias por aceptar este reto, en dos semanas podemos comenzar.

Las personas suelen estar felices de obtener un sí como respuesta, incluso si es diferente de lo que esperaban originalmente.

Paso 3b: Gestionar las expectativas internas

Cuando rompo compromisos conmigo mismo, a veces eso significa que simplemente no hago las cosas que originalmente planeé hacer.

Al decidir comprometer tareas, intento siempre hacerme esta pregunta muy importante: “¿Esto está alineado con mis prioridades?” Puede ser algo que disfrute hacer y/o me beneficie, pero bien puede ser algo que no implique un uso óptimo de mi tiempo y atención.

Pensamientos finales

La honestidad y autenticidad contribuye en gran medida a crear conexiones con los demás. Todos podemos sentirnos abrumados por la vida y el trabajo.

Admitir que somos seres humanos con límites y pedir ayuda a los demás crea una oportunidad para conectarnos con otros en nuestras responsabilidades compartidas.

Priorizar tareas

Emiliano Silva
Agile coach
Priorizar tareas
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Acerca del Autor: Emiliano Silva es Licenciado en Sistemas de Computación Administrativa y Maestro en Administración por la UNAM, cuenta con una amplia carrera como Agile Coach, Project Manager y Consultor, ayudando a las empresas a cambiar la mentalidad e implementar prácticas de Gestión de Proyectos. Ha obtenido diversas certificaciones internacionales en el ámbito de la Dirección de Proyectos, tales como Project Manager Professional (PMP®), Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®), SAFe 5 Program Consultant (SPC®), Kanban Manager Professional (KMP I and II), Scrum Master Certified (SMC), entre otras. Se desempeñó como Presidente del Capítulo México del Project Management Institute (PMI) durante el ciclo 2019-2021. 
Adicionalmente, imparte estos conocimientos en diversas universidades como profesor en Licenciaturas y Diplomados relacionados con la Gestión de Proyectos.

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